Gentili genitori, studenti e personale scolastico,

con questa informativa desideriamo illustrarvi in modo chiaro e dettagliato come il nostro Istituto utilizza e protegge i dati personali nel contesto della piattaforma Google Workspace for Education, che abbiamo adottato per innovare e potenziare la nostra attività didattica.

La nostra scelta di Google Workspace for Education

La piattaforma che utilizziamo è un ambiente digitale sicuro e controllato, specificamente progettato per le scuole. A differenza degli account Google personali, in Google Workspace for Education non viene mostrata pubblicità e i dati non vengono utilizzati per scopi commerciali. Inoltre, e questo è un aspetto fondamentale, la proprietà dei dati rimane sempre in capo alla nostra istituzione scolastica.

L’ambiente di lavoro che mettiamo a disposizione si compone di diversi strumenti. Innanzitutto, ci sono i servizi principali come Gmail per la comunicazione, Drive per conservare e condividere documenti, Classroom per gestire le classi virtuali, Meet per le videolezioni, e Calendar per organizzare le attività. Questi strumenti costituiscono il nucleo fondamentale della piattaforma e sono essenziali per l’attività didattica.

Accanto a questi, utilizziamo anche alcuni servizi aggiuntivi come Youtube, Maps, Earth, Arts and Culture e Traduttore, che arricchiscono l’esperienza didattica offrendo opportunità di apprendimento innovative. Abbiamo inoltre selezionato alcune applicazioni educative di terze parti, accuratamente valutate, che si integrano con la piattaforma per supportare l’insegnamento di specifiche materie o attività. Per tutelare ulteriormente gli alunni, alcune di queste applicazioni sono ad esclusivo uso dei docenti e non sono aperte agli alunni (ad esempio CANVA.COM).

La Google Workspace, insieme alla piattaforma ARGO (registro elettronico ecc…) e alle piattaforme ministeriali, sono l’unico strumento di comunicazione ufficialmente adottato dall’Istituto, in quanto conforme a tutti gli standard di sicurezza e privacy necessari.

Gli account e il loro utilizzo

Ad ogni utente viene assegnato un account personale nel formato nome.cognome@icginobartalicortona.edu.it. Questo account è strettamente personale e deve essere utilizzato esclusivamente per le attività scolastiche. È fondamentale non cedere mai le proprie credenziali ad altri e utilizzare l’account in modo responsabile, ricordando che la scuola può monitorare le attività per garantire la sicurezza di tutti gli utenti.

Come trattiamo i dati personali

Nel gestire la piattaforma, raccogliamo solo i dati strettamente necessari: le informazioni di base come nome e cognome, l’indirizzo email istituzionale e i dati relativi all’utilizzo della piattaforma. Tutti questi dati vengono trattati esclusivamente per consentire lo svolgimento dell’attività didattica, la comunicazione istituzionale e la collaborazione tra studenti e docenti.

Base legale del trattamento e consenso degli interessati

Il trattamento dei dati avviene sulla base dell’interesse pubblico, in quanto necessario per l’esecuzione del compito istituzionale della scuola. Questo è vero sia per i servizi principali che per i servizi aggiuntivi e di terze parti. Tuttavia i servizi aggiuntivi, pur avendo la base legale del trattamento nell’interesse pubblico, potranno essere usati dagli studenti minorenni a condizione che i relativi genitori non ne proibiscano l’uso nel rispetto di una condizione imposta dal fornitore Google. Per esprimere l’opposizione all’uso dei servizi aggiuntivi e delle app di terze parti i genitori dovranno presentare l’apposito modulo predisposto dalla scuola oppure utilizzando le altre modalità previste dalla scuola, come quella di esprimere il proprio diniego attraverso la piattaforma ARGO della scuola. E’ altresì possibile inviare un’email esplicita all’indirizzo della scuola  aric841007@istruzione.it

Il Titolare del Trattamento è il Dirigente Scolastico.  Il responsabile del trattamento è Google Ireland Limited per i Servizi Core di Google Workspace for Education. All’interno della scuola ci sono dei soggetti autorizzati dal Dirigente a gestire la piattaforma Google Workspace con una nomina formale e una formazione specifica e adeguata sui principi della privacy e sulle procedure da seguire.

La protezione dei dati

Sebbene i dati possano essere trasferiti negli Stati Uniti, la loro protezione è garantita dall’adesione di Google all’EU-US Data Privacy Framework, che assicura standard di protezione equivalenti a quelli europei. Inoltre, vengono applicate rigorose misure di sicurezza: i dati sono crittografati, gli accessi sono controllati, le attività sono monitorate e vengono effettuati backup regolari. Per la Google Workspace che utilizziamo tutti i dati sono residenti in EUROPA.

I vostri diritti

Come interessati al trattamento, avete diversi diritti che potete esercitare in qualsiasi momento: potete accedere ai vostri dati, chiederne la rettifica se inesatti, e in alcuni casi potete chiederne la cancellazione o la limitazione del trattamento. Potete anche opporvi al trattamento e richiedere la portabilità dei vostri dati.

Per esercitare questi diritti o per qualsiasi domanda sul trattamento dei vostri dati, potete contattare la scuola all’indirizzo  aric841007@istruzione.it o il nostro Responsabile della Protezione dei Dati all’indirizzo email dpo@vargiuscuola.it. Se ritenete che i vostri diritti non siano stati rispettati, potete anche presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Conservazione e aggiornamenti

I dati vengono conservati per la durata del percorso scolastico. Quando un utente lascia l’istituto, il suo account viene disattivato, ma prima della disattivazione è possibile richiedere l’esportazione dei propri dati. E’ definito un termine massimo di conservazione ed è prevista la successiva cancellazione dei dati non più necessari. Per gli alunni il termine massimo di conservazione è di 4 mesi al termine del ciclo scolastico dello studente o di uno specifico progetto didattico. Successivamente a tale periodo, l’indirizzo viene eliminato e i dati non sono più recuperabili. Per i docenti il servizio GWF è reso disponibile per tutto il periodo di permanenza presso l’Istituto, cessa con il termine del contratto di lavoro (per il personale a tempo determinato) o in caso di trasferimento ad altro Istituto. Il termine massimo di conservazione è di 4 mesi, successivamente a tale periodo l’indirizzo viene eliminato e i dati non sono più recuperabili.

È importante sottolineare che Google si impegna a non utilizzare le informazioni personali degli utenti K-12 (scuole primarie e secondarie di primo grado e secondo grado) per la targetizzazione pubblicitaria, sia nei Servizi Core che nei Servizi Aggiuntivi. Tuttavia, gli annunci non personalizzati (basati su fattori generali come la query di ricerca o l’ora del giorno) possono essere mostrati nei Servizi Aggiuntivi.

Questa informativa potrà essere aggiornata per riflettere eventuali modifiche normative o dei servizi. Vi terremo informati di ogni modifica sostanziale.

Per approfondimenti, potete consultare la documentazione completa sui termini di servizio e la privacy di Google Workspace for Education, disponibile sul sito di Google e sul sito della scuola.

Tutte le informazioni sono reperibili all’indirizzo web dell’istituto: https://www.icginobartalicortona.edu.it/

La scuola richiede il CONSENSO al momento dell’iscrizione e all’inizio del cambio di ordine di scuola (infanzia, primaria, secondaria).

Informativa dettagliata su Google Workspace for Education per i genitori

La presente informativa descrive le informazioni personali che forniamo a Google in relazione agli account e in che modo Google raccoglie, utilizza e divulga le informazioni personali degli studenti collegate a tali account.

Tramite i loro account Google Workspace for Education, gli studenti possono accedere e utilizzare i seguenti “servizi principali” offerti da Google e descritti all’indirizzo https://workspace.google.com/terms/user_features.html:

• Compiti
• Calendar
• Classroom
• Cloud Search
• Drive e Documenti
• Gmail
• Google Chat
• Sincronizzazione Google Chrome
• Google Meet
• Google Vault
• Groups for Business
• Jamboard
• Keep
• Migrate
• Sites
• Tasks

Consentiamo inoltre agli studenti di accedere ad altri servizi Google con i loro account Google Workspace for Education (https://support.google.com/a/answer/6356441). In particolare, vostro figlio potrebbe accedere ai seguenti “servizi aggiuntivi” di Google come YouTube, Google Arts and Culture, Google Earth, Google Traduttore.

Gli studenti NON possono utilizzare i servizi legati all’Intelligenza Artificiale come GEMINI ecc…

Gestione della Pubblicità: È importante sottolineare che GOOGLE si impegna a non utilizzare le informazioni personali degli utenti K-12 (scuole primarie e secondarie di primo grado e secondo grado) per la targetizzazione pubblicitaria, sia nei Servizi Core che nei Servizi Aggiuntivi. Tuttavia, gli annunci non personalizzati (basati su fattori generali come la query di ricerca o l’ora del giorno) possono essere mostrati nei Servizi Aggiuntivi.

La Google Workspace, insieme alla piattaforma ARGO (registro elettronico ecc…) e alle piattaforme ministeriali, sono l’unico strumento di comunicazione ufficialmente adottato dall’Istituto, in quanto conforme a tutti gli standard di sicurezza e privacy necessari.

In casi eccezionali, consentiamo agli studenti di accedere a servizi di terze parti aggiuntivi con i loro account Google Workspace for Education. Il dirigente scolastico consente l’accesso a questi servizi di terze parti con l’account Google Workspace for Education degli studenti e autorizza la divulgazione dei dati, come richiesto dai servizi di terze parti, in ottemperanza al GDPR e tutte le normative vigenti per la privacy. Ulteriori informazioni su questi servizi di terze parti sono disponibili all’indirizzo nel sito della scuola all’indirizzo https://www.icginobartalicortona.edu.it/ L’utilizzo di servizi di terze parti è molto limitato e ben ponderato dall’istituto.

Nell’Informativa sulla privacy di Google Workspace for Education, Google fornisce informazioni sui dati che raccoglie e su come utilizza e divulga le informazioni che raccoglie dagli account Google Workspace for Education. È possibile consultare l’informativa online all’indirizzo https://workspace.google.com/terms/education_privacy.html. Consigliamo di leggere l’intero documento, ma di seguito indichiamo le risposte ad alcune delle domande più comuni.

Quali informazioni personali raccoglie Google?

Quando crea un account studente, la scuola può fornire a Google determinate informazioni personali, ad esempio il nome, l’indirizzo email e la password dello studente. Per aumentare la privacy, la scuola non fornisce a Google altre informazioni personali (esempio il numero di telefono per il recupero dell’account o una foto del profilo aggiunta all’account Google Workspace for Education).

Quando uno studente utilizza i servizi principali di Google, Google raccoglie anche le informazioni basate sull’utilizzo di tali servizi, tra cui:

• i dati dell’account, incluse informazioni come nome e indirizzo email;
• l’attività durante l’utilizzo dei servizi principali, che comprende la visualizzazione e l’interazione con i contenuti, le persone con cui gli studenti comunicano o condividono i contenuti e altri dettagli sull’utilizzo che fanno dei servizi;
• impostazioni, app, browser e dispositivi. Google raccoglie informazioni sulle impostazioni dello studente e sulle app, sui browser e sui dispositivi che usa per accedere ai servizi Google. Queste informazioni includono il tipo di browser e di dispositivo, le impostazioni, gli identificatori univoci, il sistema operativo, le informazioni sulla rete mobile e il numero di versione delle applicazioni. Google raccoglie inoltre informazioni sull’interazione di app, browser e dispositivi degli studenti con i servizi Google, inclusi l’indirizzo IP, i report sugli arresti anomali, l’attività di sistema e la data e l’ora di una richiesta;
• i dati sulla posizione. Google raccoglie informazioni sulla posizione degli studenti secondo quanto stabilito da varie tecnologie, tra cui l’indirizzo IP e il GPS;
• le comunicazioni dirette. Google conserva i dati delle comunicazioni quando gli studenti forniscono feedback, pongono domande o richiedono assistenza tecnica.

I servizi aggiuntivi a cui consentiamo che gli studenti accedano con i loro account Google Workspace for Education possono raccogliere anche le seguenti informazioni, come descritto nelle Norme sulla privacy di Google:

• l’attività durante l’utilizzo di servizi aggiuntivi, tra cui i termini cercati dagli studenti, i video guardati, i contenuti e gli annunci visualizzati e con cui interagiscono, le informazioni vocali e audio quando utilizzano le funzionalità audio, le attività di acquisto e le attività su siti e app di terze parti che utilizzano i servizi Google;
• app, browser e dispositivi. Google raccoglie le informazioni relative alle app, ai browser e ai dispositivi degli studenti descritte sopra nella sezione relativa ai servizi principali;
• i dati sulla posizione. Google raccoglie dati sulla posizione degli studenti secondo quanto stabilito da varie tecnologie, tra cui: GPS, indirizzo IP, dati dei sensori del loro dispositivo e informazioni su elementi vicini al dispositivo, ad esempio punti di accesso Wi-Fi, torri cellulari e dispositivi dotati di Bluetooth. I tipi di dati sulla posizione che raccogliamo dipendono in parte dalle impostazioni del dispositivo e dell’account dello studente.

In che modo Google utilizza queste informazioni? 

Nei servizi principali di Google Workspace for Education, Google utilizza le informazioni personali degli studenti soprattutto per fornire i servizi principali utilizzati dalle scuole e dagli studenti, ma anche per la gestione e il miglioramento dei servizi, per fornire consigli per ottimizzare l’uso dei servizi, per fornire e migliorare altri servizi richiesti dagli studenti, per fornire assistenza, per proteggere gli utenti, i clienti, il pubblico e Google e per rispettare gli obblighi di legge. Ulteriori informazioni sono disponibili nell’Informativa sulla privacy di Google Cloud.

Nei suoi servizi aggiuntivi, Google può utilizzare le informazioni raccolte in tutti i servizi aggiuntivi per fornire, gestire e migliorare i servizi, per svilupparne di nuovi, per fornire servizi personalizzati, per misurare il rendimento, per comunicare con scuole o utenti e per proteggere Google, gli utenti di Google e il pubblico. Maggiori dettagli sono disponibili nelle Norme sulla privacy di Google.

Google utilizza le informazioni personali degli studenti delle scuole primarie e secondarie per mostrare pubblicità mirata?

No. Nei servizi principali di Google Workspace for Education non vengono mostrati annunci. Inoltre, nessuna delle informazioni personali raccolte nei servizi principali viene utilizzata per scopi pubblicitari.

Alcuni servizi aggiuntivi mostrano annunci, tuttavia, gli annunci per gli utenti delle scuole primarie e secondarie non sono personalizzati, il che significa che Google non utilizza informazioni dell’account o delle attività precedenti degli studenti per determinare il target degli annunci. Ciò nonostante, Google potrebbe mostrare annunci basati su fattori generici come le query di ricerca dello studente, l’ora del giorno o i contenuti della pagina che sta leggendo.

Mio figlio può condividere informazioni con altre persone utilizzando l’account Google Workspace for Education?

Possiamo consentire agli studenti di accedere a servizi Google come Documenti Google e Google Sites, che includono funzionalità in cui gli utenti possono condividere informazioni con altri o pubblicamente. Ad esempio, se lo studente condivide una foto con un amico, il quale successivamente ne fa una copia o la condivide nuovamente, la foto potrebbe continuare a essere visualizzata nell’Account Google di quell’amico, anche se lo studente la rimuove dal suo Account Google. Quando gli utenti condividono informazioni pubblicamente, queste potrebbero essere accessibili attraverso i motori di ricerca, inclusa la Ricerca Google.

Google divulga le informazioni personali di mio figlio?

Google non fornisce informazioni personali a società, organizzazioni e privati che non fanno parte di Google, ad eccezione dei seguenti casi:

Con la nostra scuola: il nostro dirigente scolastico (e i rivenditori che gestiscono l’account Workspace dell’utente o dell’organizzazione) avranno accesso alle informazioni degli studenti. Ad esempio, potrebbero essere in grado di:

• visualizzare i dati, l’attività e le statistiche dell’account;
• cambiare la password dell’account dello studente;
• sospendere o interrompere l’accesso all’account dello studente;
• accedere ai dati dell’account dello studente per adempiere a leggi o norme vigenti, atti giudiziari o richieste esecutive del governo;
• limitare la possibilità dello studente di eliminare o modificare le proprie informazioni o le impostazioni della privacy.

Con il vostro consenso: Google condividerà le informazioni personali al di fuori di Google con il consenso dei genitori o tutori.

Per il trattamento esterno: Google condividerà informazioni personali con le sue società affiliate e altri fornitori affidabili di terze parti affinché le elaborino per suo conto e in base alle istruzioni di Google e in conformità con le Norme sulla privacy di Google, l’Informativa sulla privacy di Google Cloud ed eventuali altre misure appropriate relative a riservatezza e sicurezza.

Per motivi legali: Google condividerà informazioni personali all’esterno di Google se riterrà in buona fede che l’accesso, l’utilizzo, la conservazione o la divulgazione di queste informazioni siano ragionevolmente necessari per motivi legali, ad esempio per ottemperare a una richiesta esecutiva del governo e per proteggere l’utente e Google.

Quali sono le scelte a cui ho diritto come genitore o tutore?

Innanzitutto, potete autorizzare la raccolta e l’utilizzo dei dati di vostro figlio da parte di Google. In mancanza del vostro consenso, non creeremo un account Google Workspace for Education per vostro figlio e Google non raccoglierà e non utilizzerà i dati di vostro figlio, come descritto in questa informativa.

Se autorizzate vostro figlio a utilizzare Google Workspace for Education, potete accedere o richiedere l’eliminazione del suo account Google Workspace for Education rivolgendovi all’indirizzo email: aric841007@istruzione.it. Per interrompere ogni ulteriore raccolta o utilizzo dei dati di vostro figlio, potete richiederci di utilizzare i controlli del servizio disponibili per accedere alle informazioni personali, limitare l’accesso di vostro figlio a determinate funzionalità o servizi oppure di rimuovere le informazioni personali nei servizi o eliminare completamente il suo account. Insieme a vostro figlio potete anche visitare https://myaccount.google.com dopo aver eseguito l’accesso all’account Google Workspace for Education per visualizzare e gestire le informazioni personali e le impostazioni dell’account.

A chi mi rivolgo se ho altre domande e dove posso trovare maggiori informazioni?

Per qualsiasi domanda su come utilizziamo gli account Google Workspace for Education di Google o su quali scelte avete a disposizione, rivolgetevi a info@icginobartalicortona.edu.it. Per saperne di più sulle modalità con cui Google raccoglie, utilizza e divulga le informazioni personali per fornirci i servizi, consultate il Centro sicurezza e privacy di Google Workspace for Education (all’indirizzo https://www.google.com/edu/trust/), l’Informativa sulla privacy di Google Workspace for Education (all’indirizzo https://workspace.google.com/terms/education_privacy.html), le Norme sulla privacy di Google (all’indirizzo https://www.google.com/intl/it/policies/privacy/) e l’Informativa sulla privacy di Google Cloud (all’indirizzo https://cloud.google.com/terms/cloud-privacy-notice).

I servizi principali di Google Workspace for Education ci sono forniti ai sensi del Contratto Google Workspace for Education (all’indirizzo https://www.google.com/apps/intl/it/terms/education_terms.html ) e dell’Addendum per il trattamento dei dati Cloud (all’indirizzo https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum ).